Produktkatalog erstellen – von Excel zu PIM

Produktkatalog erstellen

Der Produktkatalog, gedruckt oder digital, ist eines der wichtigsten Vertriebswerkzeuge. Ein strukturierter, verständlicher und informativer Katalog schafft eine starke Marke, motiviert zum Kauf und trägt zu einer stärkeren Kundenbindung bei.

Leider stellen Unternehmen viele Anforderungen an den Produktkatalog, die ihren Mitarbeitern wochenlang schlaflose Nächte bereiten: informativ, detailliert, mehrsprachig ... Noch dazu soll der Produktkatalog schnell und effizient erstellt werden. Leichter gesagt als getan, denn das Erstellen und Pflegen eines Produktkatalogs mit hunderten Seiten ist keine einfache Aufgabe und bringt auch viele Herausforderungen mit sich.

Herausforderungen bei der Erstellung von Produktkatalogen

Sammlung der Produktdaten

Die Arbeit mit Produktdaten von Drittanbietern, Lieferanten oder Herstellern (eigentlich auch mit eigenen), kann viel Kopfschmerzen bereiten. Um einen Produktkatalog zu erstellen, müssen Produktinformationen aktuell und fehlerfrei vorliegen. Meistens sind diese aber über mehrere Abteilungen verteilt. Mit technischen Details, Beschreibungen, Produktbildern, Übersetzungen und Preisen befassen sich mehrere Mitarbeiter, darum sind die Produktinformationen im aktuellen Stand meistens nur auf den Rechnern einzelner Mitarbeiter zu finden. Außerdem sind diese Daten oft in verschiedenen Formaten gespeichert und müssen zuerst gruppiert werden.

Aufbereitung der Produktdaten

Eine einheitliche Datenbasis für Produktdaten zu schaffen ist immer eine große Herausforderung. Alle Produktinformationen sollen überprüft, aktualisiert und an einem Ort gesammelt werden, um eine einheitliche Quelle für den Katalog zu schaffen. Dafür sind klare Arbeitsprozesse festzulegen und einzuhalten, damit keine Fehler oder Doppeleinträge entstehen. Als Lösung kann zum Beispiel eine Excel-Mastertabelle mit allen Produktdaten oder eine PIM-Lösung dienen.

Manuelle Erstellung eines Katalogs

Die manuelle Erstellung des Produktkataloges ist kompliziert und bindet eine Menge Ressourcen. Besonders die Produktion von mehreren Katalogvarianten, wie z.B. Auszugs-, Detail- oder Kundenkatalog ist mit einem sehr großen Aufwand verbunden. Und wenn es dann auch noch verschiedene Sprachversionen gibt, wird der Aufwand vermehrfacht.

Aktualisierung der Produktinformationen

Je nachdem, welche Art von Artikeln man verkauft und wo man sie anbietet, müssen einige Händler ihre SKUs kontinuierlich aktualisieren. Die Datenaktualisierung dient dazu, Daten zu verbessern und Fehler zu korrigieren. Alle Änderungen an den Produktinformationen, Beschreibungen oder Preisen müssen auch im Katalog abgeglichen werden. Bei regelmäßiger Katalogausgabe wird das dem Unternehmen wiederum viel Zeit kosten.

Media-Daten in passenden Formaten und Größen

Natürlich sind hochwertige Produktbilder unerlässlich, um einen professionellen Produktkatalog zu erstellen. Die Produktbilder sollen ohne Qualitätsverluste in passende Formate und Größen umgewandelt sein, um genutzt zu werden und dann noch in den Katalog eingefügt werden. Das nimmt auch Arbeitszeit in Anspruch.
Das sind die Hauptprobleme, mit denen man bei der Erstellung eines Produktkatalogs konfrontiert wird. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, sollte man alle Produktdaten zunächst in einem Single Point of Truth speichern und darauf basierend die Zusammenarbeit mit anderen Kollegen organisieren. Klingt einfacher, als es in der Tat ist.

Vorbereitung der Produktdaten mit Hilfe von Excel

Excel ist aus dem Geschäftsalltag nicht mehr wegzudenken. Es ist ein Teil der OfficeSuite von Microsoft und dient dazu, Daten aller Art zu strukturieren und in einer tabellarischen Form zu verwalten, auch tabweise. Die Verwendung von Formeln macht die Umwandlung und eine massenhafte Bearbeitung einzelner Spalten oder Reihen zum Kinderspiel. Die tabellarischen aufbereiteten Daten können in viele Formate exportiert werden. Excel kann auch zahlreiche Formate einlesen. Auch Produktkataloge kann man mit Excel erstellen, obwohl die Software dafür gar nicht geplant war.

Excel als Katalogsoftware

Laut Ventana Research verwenden 94% der Unternehmen Tabellenkalkulationen, um Produktinformationen zu verwalten. Und das nicht ohne Grund – es ist einfach, verständlich, fast überall verfügbar. Produktkatalog mit Excel erstellenExcel gilt inzwischen als Standard für die Verwaltung von strukturierten nicht relationalen Daten. Im Gegensatz zu einer Datenbanksoftware wie z.B. MS Access gibt es fast keine Regel, die man bei der Strukturierung der Daten beachten muss. Das alles macht die Software auch für die Verwaltung von Produktinformationen gut tauglich.

Excel kann also sehr wohl für die Vorbereitung von Daten für Produktkataloge genutzt werden, allerdings mit einigen Einschränkungen. Excel ist nicht besonders gut, wenn es um die Publikation der Daten geht – es gebraucht großen Zeitaufwand, notwendige Produktinformationen (solchen wie technischen Angaben, Produkteigenschaften, Beschreibungen und Preise) in eine Print-Katalogvorlage, zu einem Onlinekatalog oder einem Onlineshop oder diversen Marktplätzen zu übertragen.

Ein weiteres Problem von Excel ist die Abbildung von komplizierten Zusammenhängen, wie z.B. die Vererbung der Attribute von Parent-Produkten zu Child-Produkten. Die Sicherstellung der Datenqualität ist bei Excel auch problematisch, denn man kann nicht definieren, welche Produkte bei welchen Produkten verpflichtend auszuführen und welche optional sind. Auch die Zusammenhänge zwischen Attributen sind nicht abbildbar.

Mit Excel kann man auch keine digitalen Assets wie Produktbilder, PDF-Manuals etc. verwalten. Diese werden meistens über Cloud-Dienste (wie Onedrive, Google Drive oder Dropbox) oder über interne Netzwerkordner verwaltet. Die Produktinformationen mit digitalen Assets zu „vereinigen” kann zu einem großen Problem werden.

Bei größeren Datenmengen kann ein richtiges Datenchaos entstehen, bei dem Excel nicht mehr weiterhelfen kann. Wenn es der Fall ist, sollte eine PIM-Software zum Einsatz kommen.

Vorbereitung der Produktdaten mit Hilfe von PIM

Was ist PIM?

Um die Herausforderungen beim Erstellen eines Produktkatalogs zu überwinden und einen Single Point of Truth für eigene Produktdaten zu schaffen, investieren Unternehmen in Product Information Management (PIM)-Systeme. Die einheitliche Bereitstellung der Produktinformationen auf unterschiedlichen Vertriebskanälen wird dadurch entscheidend vereinfacht und beschleunigt. Demzufolge steigt auch die Datenqualität.

PIM als Katalogsoftware

Die primäre Aufgabe einer PIM-Software ist es, Produktkataloge (gedruckt und / oder digital) zu erstellen. In der Software können absolut alle produktbezogenen Daten abgespeichert und zu verschiedenen Kanälen weitergeleitet werden – technische Spezifikationen, marketingrelevante Informationen, verkaufsrelevante Informationen (Verfügbarkeiten sowie auch Preise) werden in der Datenbank zusammengefasst.

Im ersten Schritt werden die Informationen von diversen Bezugsquellen gesammelt, vereinheitlicht und im PIM-System zentral abgespeichert. Danach werden diese Daten von diversen Mitarbeitern entsprechend deren Ziele angereichert. Erst wenn die Produktinformationen den Qualitätsanforderungen zu 100% genügen, werden diese zu den jeweiligen Publikationskanälen weitergeleitet.

PIM-Software wird genutzt, um die Verwaltung der Produktdaten zu vereinfachen. Dank dem Einsatz eines PIM-Systems entsteht eine zentrale Datenbank mit aktuellen und hochwertigen Produktdaten.

Erst wenn die Produktinformationen in einem qualitativ hochwertigen Zustand vorhanden sind, kann man sich mit der Katalogerstellung befassen.

Erstellung eines Printkatalogs / PDF-Katalogs

Erstellung eines Printkatalogs / PDF-KatalogsHeutzutage verwenden Unternehmen immer noch Printkataloge oder deren digitale Verwandte, PDF-Kataloge, um Produkte zu vermarkten. Im Vergleich zu Printkatalogen bieten die PDF-Kataloge eine Reihe von Vorteilen an. Diese sind leichter zu verwalten und zu verändern, und sie erreichen schneller die Kunden.

Viele PIM-Lösungen bieten die Möglichkeit an, direkt oder indirekt (z.B. durch Plug-ins für InDesign) auch Printkataloge zu erstellen. Falls die Erstellung von Produktkatalogen direkt in PIM vorgesehen ist (wie z.B. bei ContentServ) besitzt die Software einen entsprechenden Layout-Konfigurator dafür. Meistens sind diese Konfiguratoren aber bei Weitem nicht so mächtig wie z.B. die Grafikprogramme wie Adobe InDesign.

Eine andere Alternative (meiner Meinung nach bessere) wäre die strukturierten und entsprechend vorbereiteten Informationen von PIM direkt zu Adobe InDesign oder ein ähnliches Programm per einer Schnittstelle zu übertragen, um diese dort ohne manuelle Eingabe zu verwenden.

Man kann Designtemplates für den Katalog direkt in InDesign erstellen. Mit einem Plug-in werden Dateninhalte von PIM zu InDesign importiert und die Katalogerstellung wird weiter in InDesign fortgeführt. Bei TreoPIM setzt man z.B. auf das EasyCatalog-Plug-in für InDesign (von 65bit.com), die Produktdaten zu InDesign werden mittels eines Connectors übertragen. So müssen Produktinformationen nicht mehr einzeln manuell in InDesign eingegeben werden und man kann sich hauptsächlich aufs Design konzentrieren.

Die einmal erstellten Templates können wiederholt verwendet werden, indem die Produktdaten immer aktualisiert werden. Außerdem können Regeln aufgestellt werden, um zu bestimmen, welche Informationen an welchen Stellen erscheinen sollen.

Erstellung eines Onlinekatalogs

Andere PIM-Lösungen ermöglichen es, interaktive oder Online-Produktkataloge zu bedienen, um dem Kunden die Möglichkeit zu geben, direkt online die ersten Produkterfahrungen zu machen. Dafür werden die Produktinformation zwischen der PIM-Software und der Online-Katalogsoftware synchronisiert.

Lesen Sie unseren Artikel über Katalogmanagement, um mehr über die vorhandenen Arten von Produktkatalogen zu erfahren.

Schlussfolgerung

Die Katalogerstellung verlangt einen enormen Aufwand. Wenn Produktdaten noch dazu über verschiedene Quellen verstreut sind, kann es dem Unternehmen viel Zeit kosten, alle Daten zu sammeln, zu vereinheitlichen und für die Erstellung der Produktkataloge aufzubereiten.

Die Produktinformationen für einen Katalog können auch in Excel vorbereitet werden. Viele Unternehmen verwenden es auch so. Jedoch gewinnen PIM-Systeme immer mehr an Popularität. Erst mit einem PIM-System kann ein wahres zentrales Repositorium für alle produktbezogenen Daten, inkl. Bilder und Digital Assets im Unternehmen geschaffen werden. Diese Datenbank kann für verschiedene Vertriebskanäle, interne Zwecke u.a. auch Produktkataloge verwendet werden. Dank einem PIM wird die Datenqualität gesteigert und der Zeitaufwand für die Aufbereitung der Produktdaten gesenkt.


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