Katalogmanagement – Definition, Software und Formate

Katalogmanagement

Die Anforderungen an Produktkataloge haben sich im Zuge der Entstehung von Internet und neuer Technologien stark gewandelt. Unternehmen müssen heutzutage in der Lage sein, die großen Mengen von Produktdaten effizient und kostengünstig zu verarbeiten, am besten direkt elektronisch.

Produktkataloge werden immer stärker zwischenbetrieblich ausgetauscht. Natürlich sind dabei nicht alle Produktdaten in gleich guter Qualität. Der Trend steht aber fest – durch die Standardisierung der Kataloge und Datenformate steigt auch die allgemeine Qualität der Produktkataloge.

Die Unternehmen, die mit den Produkten zu tun haben, benötigen klare Strategien und Konzepte für die Handhabung der Produktinformationen. Mit diesem Aufgabenbereich beschäftigt sich das Katalogmanagement.

Definition des Katalogmanagements

Katalogmanagement (auch Katalogdatenmanagement) bezeichnet den Prozess der Verwaltung von Produktkatalogen und den zugehörigen Katalogdaten, vor allem im elektronischen Format. Ein Produktkatalog bietet die Möglichkeit, sich beim Einkauf oder Verkauf eine Übersicht über Produktpalette, Produkteigenschaften und Preise des Partnerunternehmens zu verschaffen.

Im Rahmen des Katalogmanagements nehmen die Unternehmen die vom Lieferanten übermittelten Produktkataloge an, verarbeiten, analysieren und geben diese für den internen Bedarf frei. Erst nach der Freigabe werden die Produkte aus diesen Katalogen in das eigene Sortiment aufgenommen und können anschließend für eigene Kunden verfügbar gemacht werden.

Aufgaben des Katalogmanagements

Aufgaben des KatalogmanagementsEin effizientes Katalogmanagement umfasst folgende wichtige Aufgaben:

  • Integration der Produktdaten (z.B. von externen Lieferanten)
  • Die Möglichkeit, einen eigenen einheitlichen Produktkatalog zu erstellen
  • Veröffentlichung des eigenen Produktkatalogs

Damit die Produktdaten von Lieferanten ins eigene System übernommen werden, sind folgende Schritte notwendig:

  • Produktkataloge von Lieferanten erhalten,
  • prüfen, ob diese die notwendigen Produktinformationen erhalten,
  • entscheiden, welche Artikel in das eigene Sortiment zu übernehmen sind,
  • die passenden Artikel für die Übernahme freigeben,
  • die passenden Artikel ins eigene Sortiment übernehmen.

Bei der Erstellung eines eigenen Produktkatalogs bei einem Großhändler geht es in erster Linie um die Vereinheitlichung der Produktdaten, denn diese werden von diversen Lieferanten und in unterschiedlicher Qualität bereitgestellt. Erst nachdem die Informationen vereinheitlicht sind, können diese durch zusätzliche Angaben angereichert und übersetzt werden.

Die Herausforderung bei einem Hersteller ist es, solche produktbezogenen Informationen aus verschiedenen Quellen/Abteilungen an einer Stelle zu sammeln und dafür zu sorgen, dass diese Informationen auf dem neuesten Stand und fehlerfrei sind.

Während der Anreicherungs-Phase können die Produktinformationen klassifiziert (nach BMEcat, ecl@ss oder auf der Basis eines anderen Klassifizierungsstandards), kategorisiert und mit Hilfe von verschiedenen Merkmalen beschrieben werden. Anschließend, wenn die Produktinformationen vollständig erfasst sind, werden diese (falls notwendig) in alle notwendigen Sprachen übersetzt.

Erst wenn ein eigener Produktkatalog vorbereitet ist, kann er über verschiedene Kanäle publiziert werden, dabei können erstellt oder aktualisiert werden:

  • Kundenspezifische (Teil-)Kataloge mit passenden Informationen,
  • Printkataloge,
  • eigener oder Partner-Onlineshops,
  • eigene Online-Kataloge,
  • Angebote auf populären Marktplätzen,
  • Social-Media-Kampagnen etc.

Katalogmanagement - Software

Da das Katalogmanagement sich mit der Verwaltung von Produktkatalogen, Eigenschaften und Lagerbeständen befasst, bilden die Produktdaten dabei den Ausgangspunkt. Diese sollen in einem System erfasst und verarbeitet werden, indem jedem Produkt Kategorien, Bilder, Assets und Merkmale zugeordnet werden.

Die Software, die Berührungspunkte mit dem Katalogmanagement hat, kann man in vier Gruppen aufteilen:

  • Software für Vorbereitung und Erfassung von Produktdaten,
  • Software für interaktive Produktkataloge,
  • Software für Online-Produktkataloge,
  • Software für die Produktion von Printkatalogen.

Software für Vorbereitung und Erfassung von Produktdaten

Excel ist mit Abstand die bekannteste und populärste Lösung im Katalogmanagement eweltwit, obwohl es als solche gar nicht gedacht war. Die Informationen können übersichtlich in einer tabellarischen Form zusammengefasst und bearbeitet werden. Die Probleme vermehren sich aber, wenn die Produkte komplex sind (z.B. durch multidimensionale Produktvarianten) oder wenn eine große Anzahl von Produkten zu verarbeiten ist.

MDM (Master Data Management) speichert und sammelt zKatalogmanagement Softwareentral alle Lieferanten-, Kunden-, Mitarbeiter- und Artikelstammdaten eines Unternehmens. Die im MDM gesammelten produktrelevanten Daten können auch für die Erstellung von Produktkatalogen verwendet werden.

SRM (Supplier Relationship Management oder auch Lieferantenbeziehungsmanagement genannt) – steuert die Beziehung zwischen einem Unternehmen und deren Lieferanten. Ziel dieser Lösung ist es, eine effektive Anbindung aller Lieferanten an ein Unternehmen zu gewährleisten. Unter anderem bietet die Software die Möglichkeit, Katalogdaten von unterschiedlichen Lieferanten zu verwalten.

ERP (Enterprise Ressource Planning) oder WaWi (Warenwirtschafts)-Systeme beschäftigen sich eher mit den Prozessen der Produktherstellung und/oder Auftragsabwicklung. In diesen Systemen können diverse Daten mit Bezug auf Produkten, unter anderem auch Produktstammdaten, Produktbilder und Produktmerkmale verwaltet werden. Ein ERP-System ist nur bedingt für die Erstellung von Produktkatalogen tauglich, bei einer großen Anzahl von Produktattributen ist es definitiv keine gute Lösung dafür.

PIM (Produktinformationsmanagement) wie z.B. das TreoPIM-PIM-System ist die einzige Software in dieser Liste, die speziell für die Erfassung und Aufbereitung von Produktdaten konzipiert wurde. Ein PIM-System sammelt Produktdaten aus mehreren Datenquellen und in mehreren Formaten und hilft, diese zu vereinheitlichen. Ein PIM kann problematische Datensätze identifizieren und verbessern und die Daten an alle gewünschten Vertriebskanäle übertragen. Dabei können Online- oder Printkataloge auch als Kanäle für die Software gelten. Bei einigen PIM-Lösungen ist es sogar möglich, diverse Arten von Produktkatalogen mit der Software direkt zu erstellen, dank der zentralisierten und medienneutralen Speicherung der Produktdaten. PIM-Lösungen helfen einem Unternehmen, Produktdaten von externen Quellen zu integrieren, diese vorzubereiten und nach außen zu präsentieren. Diese Daten können dann im Anschluss für Produktpräsentationen oder für die Erstellung eines detaillierten und hochwertigen Produktkatalogs verwendet werden.

Software für interaktive Produktkataloge

Die interaktiven Kataloge wie z.B. von FlipHTML5, AnyFlip oder FlipViewer erstellt, haben einzelne Seiten, sind blätterbar und ähneln somit sehr stark den Printkatalogen. Es können auch animierte PDF-Kataloge sein. Durch zusätzliche Funktionen wie z.B. Suche oder interaktive Links kann die Benutzerfreundlichkeit für den Anwender noch um ein Stück erhöht werden.

Software für Online-Produktkataloge

Im Gegensatz zu interaktiven Produktkatalogen sind die Online-Produktkataloge wie z.B. von Catalog Machine erstellt eher wie Websites aufgebaut. Diese haben diverse Seitenarten, wie z.B. Kategorie-, Unterkategorie- und Produktseiten und können zusätzliche Funktionen haben, um die Suche nach einem richtigen Produkt für den Benutzer zu erleichtern (z.B. durch Filterung). Man kann die Produkte auch nach diversen Kriterien sortieren oder unterschiedliche Interfaces für die Produktdarstellung benutzen. Jede einzelne Seite kann separat aufgerufen werden. Der Link zu dieser Seite kann meistens auch mit anderen geteilt werden. Online- Produktkataloge bieten dem Benutzer viel mehr Möglichkeiten an und sind meistens auch mobilefähig.

Shop Software

Auch Shopsysteme wie z.B. Shopify, OXID eSales, Shopware, Magento, BigCommerce, WooCommerce etc. können als Katalogsoftware gelten, denn diese bieten die Möglichkeit an, nicht nur digitale Produktkataloge den potenziellen Kunden zu präsentieren, sondern auch ausgewählte Produkte beim Kataloganbieter direkt zu bestellen.

Software für Produktion der Printkataloge

Diese Software – wie z.B. CatalognTime oder EasyCatalog automatisiert den Prozess der Katalogerstellung für anschließendes Ausdrucken. Bei Bedarf greift diese Software auf die Daten zurück, die im Rahmen des Katalogmanagements auf spezielle Weise vorbereitet wurden. Diese Daten können auf die Katalogseiten-Layouts automatisch platziert oder aktualisiert werden.

Gängige Dateiformate für die Übergabe der Produktdaten

Um die katalogrelevanten Produktdaten zwischen verschiedenen Systemen im Zuge des Katalogmanagements auszutauschen, werden Schnittstellen (falls vorhanden) oder Dateien genutzt. Zu den Standardformaten im Katalogmanagement zählen XLS, CSV und XML.

Dateiformate im KatalogmanagementXLS ist natürlich das Standardformat für Katalogmanagement, das am weitesten verbreitet ist. Es handelt sich um eine MS Excel-Arbeitsmappen-Binärdatei. Sie enthält Informationen zu allen Arbeitsblättern in einer Arbeitsmappe. Inhalt, Formatierungen (Zahlenmarkierung, Farbgebung, bedingte Formatierung usw.) sowie zusätzliche Elemente (Diagramme, Bilder u.a.) sind enthalten. Im XLS können alle Artikeldaten, Preise, Kundenbeziehungen, Kategorien und Metadaten gespeichert werden. Da viele Systeme den Import von Excel-Formaten erlauben, können später die benötigten Daten übernommen werden.

CSV – Dieses Datenformat wird normalerweise von verschiedenen Systemen unterstützt. CSV steht für Comma Separated Values. Es handelt sich um ein Nur-Text-Format mit tabellarischem Aufbau (Texttabelle).

XML – ist dem CSV-Format etwas voraus, denn damit lassen sich komplexe Datenstrukturen leichter beschreiben. Es enthält und verwendet Tags zur Definition von Attributen. Da es ein textbasiertes Datenformat ist, kann eine XML-Datei mit einem beliebigen Texteditor geöffnet und erstellt werden.

Fazit

Produktkataloge sind heutzutage ein effektives Mittel, um neue Kunden zu erreichen und den Umsatz zu steigern. Fast jedes Unternehmen arbeitet mit Produkten und sollte daher für effiziente Prozesse beim Katalogmanagement sorgen. Es können mehrere Hindernisse entstehen, die mit der Bereitstellung von Produktdaten und deren Verwaltung verbunden sind. Denn das effektive Katalogmanagement beginnt mit qualitativen Produktinformationen.

Viele Unternehmen greifen dabei zu einer Software-Lösung. Die Auswahl an Software ist groß und jeder kann die passende Lösung für sich finden. Natürlich sollte man bedenken, dass die Funktionalität bei jeder Software ganz verschieden ist und man sollte immer das Beste aus einer Software herausholen können. Excel alleine wird meistens nicht ausreichen, um dieses Ziel sicherzustellen. Verglichen mit anderen hat PIM das breiteste Spektrum an Tools für das Katalogmanagement. Eine PIM-Software kann dem Anwender bei allen Aufgaben des Katalogmanagements zur Hilfe kommen – bei der Integration der Produktdaten, deren Aufbereitung und letztlich bei der Veröffentlichung eines eigenen Produktkatalogs – egal ob gedruckt oder digital.
 


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